3 דרכים לשפר את כישורי ניהול הזמן שלך

העובדים נקטעים בממוצע כל שלוש דקות וחמש שניות, אך לוקח עד 23 דקות ו -15 שניות לחזור למשימה. הנה איך להתמודד עם זה.

3 דרכים לשפר את כישורי ניהול הזמן שלך

חוקרים מאוניברסיטת קליפורניה, אירווין, מצאתי עובד המשרד הטיפוסי נקטע כל שלוש דקות וחמש שניות, לוקח עד 23 דקות ו -15 שניות לחזור למשימה. שיבושים כאלה אוכלים 28 מיליארד שעות מבוזבזות בשנה, בהפסד של כמעט טריליון דולר לכלכלה האמריקאית.



אז איך אנשים יכולים לשפר את שלהם יכולות ניהול זמן ולהפסיק לעבור בין משימות כדי לשמור על המיקוד?

בקר שוב ביומן שלך

כשאתה לא בטוח לאן הזמן שלך הולך, חפש מקור אמת - לוח השנה שלך. היכן עובר רוב היום שלך? אם זה בפגישות, צעד ראשון מוצק בפיתוח יותר זמן לפריון הוא להעריך כל פגישה ולהבין אם ניתן לחסל אותה או לא. אפילו ההפרעות הקטנות ביותר מסתכמות לאורך זמן.



בראיון לקתרין ווב, אמרה מנהלת הבלוג ב- Hubstaff:



פגישות מיותרות הן אחד מבזבזני הזמן הגדולים ביותר שאנו רואים בעבודה מרחוק. מכיוון שחברות רבות החלו לאחרונה לעבוד מהבית בפעם הראשונה, הרבה מנהלים משתמשים בפגישות צ'ק-אין יומיות כדי להישאר מעודכנים. בחלק מהצוותים יש שניים או שלושה פגישות צ'ק-אין מדי יום! פגישת צ'ק-אין אוכלת שעה או יותר שיכול היה לשמש לעבודה יצרנית, וההפרעה מקשה על הצוות שלך להתמקד בסדרי העדיפויות העיקריים שלהם. שני צ'ק-אין מדי יום מתווספים בקלות ל -10 שעות בשבוע, שהם 25% מהזמן הפוטנציאלי של הצוות שלך. הוסף כל פגישות אחרות בלוח השנה וייתכן שתגלה שהצוות שלך מבלה 30% עד 50% מזמנם בפגישות שאפשר להפוך אותן לאוטומטיות או לחסל אותן.

תפסיק לעבור בין משימות

חיפושים של Google אחר מצב זרימה עלו באמצע אפריל השנה, מה שיכול להיות קשור לאנשים שמנסים לייעל את זמנם מהבית. על פי Headspace , פסיכולוגים Mihaly Csikszentmihalyi ו- Jeanne Nakamura קוראים לזרימת מצב תחושה שבה, בתנאים הנכונים, אתה שקוע לגמרי בכל מה שאתה עושה. כמו הימים שבהם קוד או תוכן שיווקי פשוט זורם מהמוח שלך למחשב בקלות.

איך לסמוך על הבטן שלך

למרות שמצב הזרימה אידיאלי עבור משימות קשות להשלמה, קשה להשיג זאת בעקביות. שלוש שיטות יכולות לעזור:

  • גירויים פנימיים שקטים (להיות חם/קר מדי, מסיח את הדעת ממחשבות)
  • חסימת גירויים חיצוניים (רעש, ילדים, טקסטים, שיחות טלפון)
  • שימוש בתהליכים מנטליים מתורגלים (בניגוד לאלה שאינכם מכירים ודורשים עומס נפשי נוסף או מטא-פוקוס להשלמה)



תן לי לצלול לתרגול השלישי כי זה הכי מסובך. יהיה עליך לאמן את המוח שלך במשימות הנדרשות על מנת שמשימות אלה יהפכו לחלק מזיכרון השריר שלך. בדיוק כמו שאתה מכין כריך לארוחת צהריים, אתה עובר על טייס אוטומטי - לא בהכרח חושב על כל השלבים לעשות זאת.

מייק ורדי, מייסד הפרודוקטיביות, מגדיר את ההיפך מתהליכים מנטליים של טייס אוטומטי כראש של מתחילים. הוא אומר שאתה יכול לעשות הרבה דברים פשוטים כדי להשיג בקלות יותר מצב זרימה במהלך המשימות היומיומיות שלך. לדוגמה, חובה לרשום את הפועל ברשימת מטלות בצורה מפורשת ככל האפשר, כך שלא תצטרך לדשדש במשימה בראש של המתחיל. במקום לכתוב, התקשר לג'ים, כלול פרטים וכתוב, התקשר לג'ים בטלפון 555-5555 כדי לענות על שאלות על מערך הנתונים.

כשאתה עובד כדי להגיע למצב זרימה, זה מועיל לחסום זמן הרחק מהפרעות חיצוניות לגירויים פנימיים שקטים ולהתמקד במשימות קשות אלה. יש לקוות שזה ישאיר אותך בזרימה למשך זמן רב יותר, ללא הפרעות - וזה חיוני כי זה לוקח עד 23 דקות לחזור למסלול לאחר כל הפרעה.

תנו דין וחשבון לעצמכם



כאשר אתה עובד במשרד, מוקף בעמיתים לעבודה, הסביבה עצמה מולידה אחריות. אנשים ישימו לב אם אתה לא בדיוק עושה את העבודה שלך. אבל עבודה מהבית היא סיפור אחר. למי יש שם לב אם אתה נשאר על המסלול או לא? למרות שסביבה גמישה יכולה להוביל ליצירתיות מוגברת עבור חלק, היא עלולה גם להוביל להסחות דעת ולהיקשרות למשימות שאינן קשורות לעבודה עבור אחרים.

אם אתה או עמיתיך מתקשים במעבר לעבודה בבית, שקול את עצתו של איתן טאוב, מנכ'ל שוערים והלוואות, בנוגע להישארות אחראית: כשאתה בבית, אני ממליץ בחום לעמוד בלוח זמנים או, אם אתה גר עם אחרים, תן להם לספר לך אם הם מבחינים שאתה משתחרר. כולנו עושים את זה, זה דבר טבעי, אבל למד את עצמך להימנע מכך.

ב- Capacity, רובנו לא עבדנו מרחוק עד שפגע הקורונה. עם זאת, תמיד היה לנו לוח זמנים גמיש וה PTO ללא הגבלה. כשהאמון מושרש בתרבות שלנו, לכל חבר בצוות יש את היכולת לקחת את הזמן הדרוש לו כדי להיות האני הפרודוקטיבי ביותר שלו. זה כולל זמן להקדיש למשפחה, לחברים ולגורמים חיצוניים אחרים, שיכולים להכביד על אנשים. בגלל הסביבה האמינה שאנו מספקים, ראינו יתרונות גדולים בכל הנוגע לאחריות ופריון במהלך יום העבודה.

אני ממליץ לכל מנהיגי החברה להפקיד את חברי הצוות שלהם בגמישות קצת יותר, כאשר כולם מבינים כיצד להיות האני היצרני ביותר שלהם ולהטיל אחריות על עצמם. באופן אידיאלי, זה יצמיח יותר צוות יצרני, נאמן ושמח יותר ושורה תחתונה עסקית טובה יותר.

22 כלומר נומרולוגיה

דיוויד קרנדיש הוא מייסד ומנכ'ל חברת קיבולת , חברת בינה מלאכותית ארגונית הבונה פלטפורמת שיתוף ידע מאובטחת שמקורן ב- AI כדי לסייע לצוותים לבצע את מיטב עבודתם-ולחסוך זמן וכסף.