32 דברים שימושיים להפליא שלא ידעת ש- Google Sheets יכול לעשות

יש הרבה יותר ב- Google Sheets ממה שנראה לעין. פתח את האפשרויות המתקדמות האלה - וצפה בפריון שלך עולה.

32 דברים שימושיים להפליא שלא ידעת ש- Google Sheets יכול לעשות

אני מודה בזה: במשך רוב חיי הבוגרים, גיליונות אלקטרוניים נותרו אפופים מסתורין. השתמשתי בהן הרבה, כמובן-כדי לעקוב אחר הכנסה, להשוות סטטיסטיקות, אפילו לתחזק מאגרי מידע לסוגים שונים של מידע הקשור לעבודה-אבל תמיד הרגשתי שבקושי גירדתי את השטח של מה שהם מסוגלים לעשות.



וזה חבל. עם Google Sheets בפרט, ההדבקה רק ביסודות של גיליונות אלקטרוניים נראית דומה לישיבה על הר בעל פוטנציאל בלתי מנוצל. לשירות יש שפע של פונקציות, אפשרויות וקיצורי דרך מתקדמים, אך עד שאתה מזהה ומפנים אותם, אתה מקבל רק חלק קטן מהערך שהוא יכול לספק.

אז אחרי כל השנים האלה, החלטתי לעשות מעשה. חפרתי עמוק בתוך הפינות החשוכות ביותר של גיליונות כדי לחשוף כמה מהתכונות השימושיות והקלות שבהן אפשר להתעלם מהן. בין אם אתה חוקר גיליון אלקטרוני מזדמן או מקצוען שאפתני יותר לשחיקה של נתונים, אני מוכן להמר שיש הרבה אפשרויות כדאיות שמחכות גם לך לגלות.



עמיתים לעבודה לא אוהבים אותי

המשך לקרוא והתכונן לקחת את חווית Google Sheets שלך לרמה חדשה לגמרי.



בעוד שחלק מהפריטים האלה יעבדו גם באפליקציות הסלולר של Sheets, ההנחיות להלן כולן לגרסת האינטרנט של השירות.

חסוך זמן בעזרת קיצורי דרך

1. בפעם הבאה שתצטרך ליצור גיליון אלקטרוני חדש, חסוך לעצמך את הטרחה לפתוח את האתר הראשי של Google Sheets ולחץ על הפקודות שם. במקום זאת, פשוט הקלד sheet.new ישירות בשורת הכתובת של הדפדפן שלך. כל עוד אתה כבר מחובר לחשבון Google שלך, זה יהיה התחל גיליון אלקטרוני חדש עבורך, לא משנה היכן אתה נמצא באינטרנט. (תוכל גם להקליד sheets.new או spreadsheet.new, אם תרצה.)

2. גיליונות יש הרבה קיצורי דרך במקלדת , אבל סדרה אחת שכדאי לציין במיוחד היא אוסף הפקודות במהירות הכנס את התאריך ו/או השעה הנוכחיים היכן שתרצה : הקש Ctrl או Cmd ועל מקש הפסיק כדי להוסיף את התאריך, Ctrl או Cmd יחד עם Shift ואת מקש הפסיק כדי להוסיף את השעה, ו- Ctrl או Cmd יחד עם Alt ו Shift ומקש הפסיק כדי להוסיף את התאריך והשעה יחד.



3. כדאי לזכור גם את קיצורי הפורמט המהירים של Google Sheets. עם שילוב המפתחות הנכון, אתה יכול עיצוב כל תא או מבחר של תאים כרצונך, מבלי שתצטרך לחפור בתפריטים . הקש את אלה לזיכרון:

  • Ctrl-Shift-1: עיצוב כעשרוני
  • Ctrl-Shift-2: עיצוב בזמן
  • Ctrl-Shift-3: עיצוב בתאריך
  • Ctrl-Shift-4: עיצוב כמטבע
  • Ctrl-Shift-5: עיצוב כאחוזים
  • Ctrl-Shift-6: עיצוב כמעריך

4. אתה יכול אפילו ליצור קיצור דרך משלך תוך גיליונות אל לבצע סדרה מורכבת של פעולות מותאמות אישית עם פקודה אחת. פתח את התפריט כלים, בחר פקודות מאקרו ולאחר מכן בחר הקלטת מאקרו. אם אתה רוצה שהקיצור תמיד יבוצע על אותם תאים ספציפיים, בחר השתמש בהפניות מוחלטות; אחרת, בחר השתמש בהפניות יחסיות. לאחר מכן בצע את כל הפעולות שאתה רוצה להקליט.

אתה יכול לעשות משהו כמו להגדיר סוג מסוים של עיצוב לתוכן התא (טקסט לבן מודגש עם גופן Open Sans ורקע אפור כהה, למשל) או שאתה יכול לתפעל נתונים באופן מעורב יותר, כמו העתקת תוכן התא ואז למחוק את התא ולהדביק את התוכן תא אחד שמאלה. כשתסיים, לחץ על הלחצן שמור בחלונית הקלטת המאקרו, ותוכל לתת לקיצור הדרך החדש שלך שם ולהקצות אותו לכל שילוב מקשים זמין להפעלה עתידית.



5. אם מדברים על העתקת תוכן התא, אם תצטרך אי פעם לשכפל את נתוני התא ולהציג אותו בכמה תאים שמעליו, מתחתיו או משני צדיו , לחץ על התא המקורי כדי לתאר אותו בכחול, ואז חפש את הריבוע הכחול הקטן בפינה השמאלית התחתונה שלו. לחץ על הריבוע הזה וגרור אותו לכל כיוון שאתה רוצה, עד כמה שאתה צריך. כאשר תשתחרר, תוכן התא המקורי יופיע באופן מיידי בכל התאים האחרים שבחרת.

6. הקפיא שורות במהירות : פשוט העבר את העכבר מעל החלק התחתון של התא בפינה השמאלית העליונה של הגיליון האלקטרוני-התא הראשון הזה ממש מעל 1 ומשמאל ל- A. כאשר אתה רואה את סמל היד מופיע, לחץ עליו וגרור למטה במשך כמה שורות כפי שאתה רוצה להקפיא, ואז עזוב. כל השורות שתבחר תמיד יישארו במקומן וגלויות בחלק העליון של הגיליון האלקטרוני שלך, לא משנה כמה רחוק תגלול למטה.

7. עוד קיצור דרך וגרור אחד כדי לצרוב לתוך המוח הקטן שלך: אם אי פעם אתה עובד עם נוסחה ארוכה במיוחד ויכול לנצל יותר מקום כדי לראות את כל זה, העבר את העכבר מעל הקצה התחתון של סרגל הנוסחאות, ישירות מעל השורה הראשונה של הגיליון האלקטרוני שלך. לאחר מכן תוכל לגרור את האזור אל הפוך את סרגל הנוסחאות לגודל שאתה רוצה .

קח קצת נתונים

8. צריך הצג כמה נתונים חיים מתוך גיליון אלקטרוני אחד בתוך אחר ? העתק את כתובת האתר המלאה של הגיליון עם הנתונים והדבק אותו בפונקציית ImportRange של Sheets, תוך שימוש בפורמט הבא (עם כתובת אתר משלך, מספר גיליון וטווח תאים):

=IMPORTRANGE ('https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ', 'Sheet1!D1:D15')

לאחר מכן פשוט הדבק את הפונקציה הזו בגיליון שבו ברצונך שהנתונים יופיעו. יהיה עליך לרחף מעל התא וללחוץ על כפתור כדי לאפשר את חיבור שני הגיליונות ולאחר מכן-הוקוס פוקוס! כל הנתונים מהגיליון השני שלך יופיעו באורח פלא ויישארו עדכניים בכל פעם שיבוצעו שינויים.

9. סדינים יכולים למשוך נתונים מכל דף אינטרנט זמין לציבור , גם, כל עוד הדף כולל טבלה מעוצבת כהלכה. הסוד טמון בתוך הפקודה ImportHTML; השתמש בו עם כל כתובת האתר שאתה צריך והמספר המציין איזו טבלה בדף אתה רוצה לייבא (1 לטבלה הראשונה, 2 לשנייה וכן הלאה):

=IMPORTHTML('https://en.wikipedia.org/wiki/List_of_sandwiches','table',1)

ובדיוק כך, כל המידע יופיע בתוך הגיליון האלקטרוני שלך.

פקודת ImportHTML של Sheets מייבאת נתונים חיים מכל דף אינטרנט ציבורי עם טבלה.

10. סוג פקודה דומה יכול לאפשר לך לייבא ערכים אחרונים מהזנת RSS של אתר אינטרנט לכל גיליון אלקטרוני . כל שעליך לעשות הוא להזין את הפקודה ImportFeed יחד עם כתובת האתר של הפיד הרצוי - כך, למשל, אם ברצונך לראות את כל שלי חברה מהירה סיפורים ב- Google Sheets, תוכל להזין:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss')

אם רצית רק את כותרות הסיפורים - ורצית רק, נניח, את חמשת הערכים האחרונים - תוכל להוסיף בפרמטרים הבאים:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss','items title',false,5)

ואז אם אתה רוצה למקם את הקישורים לכל סיפור בעמודה נפרדת לצד זה, תוכל להשתמש בזה:

=IMPORTFEED('https://fastcompany.com/user/jrraphael/rss','items URL',false,5)

11. ל- Google Sheets יש בן דוד שניתן להתעלם ממנו בקלות בשם Google Forms המאפשר לך לאסוף נתונים בצורה בסגנון סקר באינטרנט ולאחר מכן לאסוף את התוצאות בגיליון אלקטרוני . אתה יכול ליצור טופס על ידי חיפוש האפשרות טופס בתפריט הוספה של Sheets, ולאחר מכן שימוש באתר שעולה כדי ליצור כל קבוצת שאלות ופרמטרים שאתה רוצה. כאשר הטופס שלך מוכן, לחץ על הלחצן שלח בפינה השמאלית העליונה של הדף כדי לשלוח אותו בדואר אלקטרוני לכל אחד, להטמיע אותו בדף אינטרנט או לקבל קישור ידני לשיתוף אותו כרצונך. עם כניסת התגובות, הן יופיעו אוטומטית בגיליון האלקטרוני שלך כשורות בודדות משלהן.

תנקה את זה

12. אם אתה מזהה כמה רווחים נוספים לפני או אחרי נתונים בגיליון האלקטרוני שלך (בין אם אתה מסתכל על מספרים או טקסט), אל תשכח את הפונקציה TRIM של Google Sheets. אתה יכול להקליד אותו לכל תא שתרצה, (= TRIM (A1), למשל) וזה יקרה לקחת את כל המרחבים המובילים או הנגררים ולתת לך גרסה נקייה יותר של ערך התא.

אם ברצונך לבצע את הפונקציה עבור מספר תאים בבת אחת, השתמש בפורמט זה לכל טווח שאתה צריך:

=ArrayFormula(TRIM(A2:A50))

13. בוחנים הרבה נתונים עם RanDoM או ImPropeR CaPitaLiZaTion? סדינים יכולים תקן את עיצוב התיקים עבורך עם כמה פונקציות פשוטות: = עליון (A1) יהפוך את כל הטקסט לרשת לכל תא שתזכיר; = תחתון (A1) יעשה את אותו הדבר עם אותיות קטנות; ו = תקין (A1) יביא באותיות גדולות באות הראשונה של כל מילה לקבלת אפקט כותרת-אותיות.

14. אולי יש לך מסד נתונים של כתובות דוא'ל שנשלחו על ידי משתמשים. ובכן, ספר לגיליונות עיין בכתובות וקבע אם כולן מעוצבות כראוי: השתמש בפונקציה IsEmail (A1) עם כל תא שאתה צריך - או אם אתה רוצה לבצע את הפונקציה עבור טווח תאים, השתמש בפורמט זה במקום זאת:

=ArrayFormula(ISEMAIL(A2:A50))

Sheets ייתן לך תשובה אמיתית או לא נכונה עבור כל כתובת דוא'ל שתזין אותה.

15. אתה יכול לאמת כתובות אתרים בגיליון אלקטרוני גם כדי לוודא שאין ברשותך פריטים לא תקינים. בצע את אותו הליך המתואר בטיפ הקודם אך השתמש במקום זאת בפונקציה IsURL.

לנתח ולדמיין

16. בצע חישובים מהירים בכל גיליון אלקטרוני מוכוון מספרים על ידי הדגשת חבורת תאים ולאחר מכן התבוננות בפינה הימנית התחתונה של המסך. כברירת מחדל, Sheets יראה לך את סכום המספרים שבחרת. לאחר מכן תוכל ללחוץ על התיבה עם המידע הזה ולומר לה להציג את הממוצע, המינימום או המקסימום או את המספר הכולל של המספרים המעורבים - וברגע שתבצע את השינוי הזה, הבחירה שלך תישאר ותישאר ברירת המחדל החדשה לכל חישוב עתידי. אתה מבצע.

17. צור תרשים זעיר בתוך תא בודד באמצעות תכונת Sparkline המהממת של Sheets. פשוט הקלד את הפקודה = Sparkline ואחריו את התאים שברצונך לכלול, את המילה charttype ולאחר מכן את סוג התרשים שברצונך ליצור - כגון קו, סרגל או עמודה - המעוצבים כך:

=SPARKLINE(E12:E23,{'charttype','column'})

התכונה Sparkline מכניסה תרשימים זעירים של נתונים לתאים בודדים בתוך הגיליונות האלקטרוניים שלך.

אם אתה באמת רוצה להתפרע, אתה יכול אפילו לכלול מגוון של פקודות התאמה אישית שישלוט בצבעים המשמשים בחלקים שונים של התרשים שלך יחד עם גורמים חזותיים אחרים.

18. הקש על הבינה המלאכותית של Google והנח ל- Sheets לבצע סוגים שונים של ניתוח נתונים וליצור תרשימים מורכבים עבורך . העבר את העכבר מעל הסמל בצורת פרץ כוכבים בפינה השמאלית התחתונה של המסך ותראה את המילה חקור מופיעה. לחץ על כפתור זה, וגיליונות יוצגו לוח מידע הקשור לנתונים שלך. אתה יכול לסמן שורות ספציפיות בגיליון האלקטרוני שלך כדי לשנות את המיקוד שלו, ותוכל לרחף מעל כל פריט שהוא מציג כדי למצוא אפשרויות להתאמה או להכניס אותו ישירות לגיליון שלך.

תכונת ה- Explore של Sheets משתמשת ב- AI כדי לתת לך כל מיני תרשימים ומידע שימושי.

19. לגיליונות יש טריק חדש יחסית שיכול באמת לגרום לתרשימי העוגה שלך לצוץ . בפעם הבאה שאתה יוצר תרשים עוגה בתוך גיליון אלקטרוני - על ידי הדגשת תאים ולאחר מכן לחיצה על התפריט הוספה ואחריו תרשים (ולאחר מכן לחיצה על סוג תרשים לבחירת אפשרות תרשים עוגה, אם לא מופיעה כברירת מחדל) - נסה ללחוץ פעמיים על פיסה אחת ספציפית של תרשים העוגה ולאחר מכן מחפשים את האפשרות מרחק ממרכז בלוח הבקרה בצד ימין של המסך. הגדל את ערכו ל -25% או יותר כדי לגרום לפלח התרשים להתבלט בדגש.

התאמת ערך התרחק של תרשים עוגה יכולה למשוך דגש לאזור ספציפי אחד של הנתונים שלך.

פורמט כמו מקצוען

20. גיליונות מאפשרים לך להסתיר כל שורה . לחץ לחיצה ימנית על המספר שלו בעמודה האפורה בקצה השמאלי של המסך ובחר הסתר שורה מהתפריט שמופיע. אם ברצונך להציג שוב את השורה, לחץ על החצים השחורים שהופיעו במקומה בתוך אותה עמודה שמאלה במסך.

המספר 111

21. רוצים דרך מהירה וקלה לגרום לגיליון האלקטרוני לזרוח? חפש את האפשרות צבעים מתחלפים בתפריט עיצוב Sheets. זה ייתן לך מערכת פשוטה של ​​אפשרויות החלת תבנית צבע בעלת מראה חד על השורות שלך - אין צורך במחשבה או מאמץ.

22. בזמן שאתה מגביר את המראה של הגיליון האלקטרוני שלך, חשוב על לתת ל- Sheets סובב את הטקסט בשורת הכותרת שלך . סמן את השורה ולאחר מכן לחץ על הסמל המציג A בזווית עם חץ כלפי מעלה מתחתיו (ישירות משמאל לכלי הכנסת הקישורים). לאחר מכן תוכל לבחור מתוך כמה אפקטים המושכים את העין שיבדלו את טקסט הכותרת שלך ויעניקו לגיליון האלקטרוני שלך מראה מבריק ומלוטש.

סיבוב טקסט של שורת הכותרת והוספת צבעים מתחלפים הן דרכים קלות להעניק לגליון האלקטרוני קצת פיצה.

23. סדינים יכולים העתק את סט העיצוב המלא של התא והחל אותו על תא אחר עם כמה קליקים מהירים. ראשית, לחץ על התא עם העיצוב שברצונך להעתיק. לאחר מכן, לחץ על סמל גליל הצביעה - ישירות מימין לפקודת ההדפסה, לכיוון הצד השמאלי של סרגל הכלים - ולחץ על התא שאליו ברצונך להחיל את העיצוב. כל דבר, החל בגודל וצבע הגופן ועד הצללת התא והסגנון המספרי ישתלט.

24. תן לעצמך או לצוות שלך רשימת בדיקות פונקציונלית ממש בתוך גיליון אלקטרוני: בחר סדרה של תאים ריקים, פתח את תפריט הוספה ובחר תיבת סימון. לאחר מכן תוכל לשים את פריטי המטלות שלך בעמודה הבאה ולקבל את הסיפוק שבבדיקת הפריטים בעת השלמתם.

25. הוסף תווים מיוחדים לכל גיליון אלקטרוני הדרך הקלה: השתמש בפקודה Char וזכור את הערכים המספריים של תווים שאתה מסתמך עליהם לעתים קרובות. לדוגמה, = CHAR (8594) ייצר חץ הפונה ימינה, = CHAR (169) ייתן לך את סמל זכויות היוצרים, = CHAR (8482) ייצור את סמל הסימן המסחרי, ו = CHAR (128077) יהפוך לאגודלים -אמוג'י למעלה. תוכל למצוא רשימה של קודים זמינים באתר זה ; רק הקפד לתפוס את המספרים בלבד (ללא סימני פיסוק מסביב) משדה קוד HTML.

שתפו ושתפו פעולה

26. ברגע שיש לך שיתף גיליון אלקטרוני - באופן ציבורי או עם אנשים ספציפיים - תוכל ליצור קישור מותאם אישית שיעשה זאת אפשר לכל מי שיש לו גישה להעתיק במהירות את הגיליון האלקטרוני שלך לחשבון Google משלו , שם הם יכולים להשתמש בה כתבנית או לשנות אותה איך שהם רוצים מבלי להשפיע על הגרסה המקורית שלך. פשוט העתק את כתובת האתר בשורת הכתובת של הדפדפן בזמן שאתה צופה בגיליון האלקטרוני והחלף את עריכת המילה בסוף בעותק - והשאיר לך משהו כזה:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/copy

כאשר כל מי שיש לו גישה לגיליון האלקטרוני יפתח את הקישור הזה, הוא יתבקש מיד ליצור עותק בלחיצה אחת מיד ושם.

הכנסת פקודת ההעתקה לכתובת ה- URL של גיליון אלקטרוני נותנת לכל אחד דרך פשוטה להוסיף אותה לחשבון Google שלו.

27. Sheets מקל על ייצוא גיליון אלקטרוני במגוון פורמטים באמצעות האפשרות הורד כאפשרות בתפריט קובץ, אך אם תרצה תן לאנשים קישור ישיר להורדת הנתונים שלך כקובץ PDF , יש פקודה נסתרת לעשות בדיוק את זה: העתק את כתובת האתר של הגיליון האלקטרוני שלך, בדיוק כמו בפריט הקודם, אך הפעם החלף את המילה עריכה בסוף ביצוא? format = pdf - והשאיר לך קישור שנראה בערך כך:

https://docs.google.com/spreadsheets/d/1aBcDEfgHiJKLMnOPQRSTuVWXZ/export?format=pdf

אנשים שיש להם גישה לגיליון האלקטרוני יוצגו מיידית בייצוא PDF ברגע שיפתחו את הקישור.

28. כאשר אתה משתף גיליון אלקטרוני או משתמש בטופס לקבלת תגובות דומות לסקר, תוכל לבקש מ- Sheets להודיע ​​לך בכל פעם שמתרחשת עריכה או הוספה -או מיד או כתמצית דוא'ל פעם ביום. חפש את האפשרות חוקי הודעה בתפריט כלים כדי להגדיר את ההעדפות שלך עבור כל גיליון אלקטרוני מסוים.

נסה תכונה מתקדמת או שתיים

29. בעזרת שירות חיצוני, ל- Sheets יש את היכולת ליצור קודי QR זה ימשוך את כל כתובות האתרים שאתה רוצה כאשר הן נסרקות. הקלד את כתובת האתר שלך בתא (עם http: // או https: // לפניה), ולאחר מכן השתמש בפונקציה הבאה עם מספר התא שלך במקום B4:

=image('https://image-charts.com/chart?chs=150x150&cht=qr&choe=UTF-8&chl='&ENCODEURL(B4))

קוד ה- QR יופיע באופן מיידי ויהיה זמין להעתקה, שיתוף או מניפולציה בכל דרך שתרצה.

יצירת קודי QR היא אחת הכוחות הנסתרים הרבים של Google Sheets.

30. להלן פונקציית Sheets קטנה שימושית למעקב אחר מגמות בין נתונים מספריים: צור מפת חום כדי להדגיש שיאים ושפל ולהקל לראות דברים כמו מכירות או דפוסי הצלחה של תעבורה באינטרנט. בחר את טווח הנתונים שאתה רוצה, ואז חפש את האפשרות עיצוב מותנה בתפריט עיצוב. לחץ על הכרטיסייה סולם צבעים למעלה והקצה צבע לערך המינימלי ולערך המקסימלי. האפקט יעבוד בצורה הטובה ביותר אם תשתמש בגרסה בהירה של צבע לשעבר ובגרסה כהה של אותו צבע לשני.

מפת חום משפרת כל קבוצה של נתונים מספריים כדי לעזור לך לזהות דפוסים ומגמות.

31. ל- Sheets יש את הכוח של Google Finance (אשר - מי ידע? - הוא עדיין דבר ) אפוי בדיוק לצרכי הידע שלך במלאי. המערכת מסוגלת לתת לך מחירי מניות בזמן אמת או היסטוריים יחד עם כל מיני נתונים אחרים הקשורים לשוק לכל חברה בבורסה. כל שעליך לעשות הוא להשתמש בפונקציה GoogleFinance ולאחריה במידע שאתה רוצה, באמצעות המשתנים והפורמטים המתוארים עליו הדף הזה .

32. האם אי פעם מצאת את עצמך מדפדפת ברשימת תגובות בשפות שונות? סדינים יכולים לזהות כל שפה המשמשת בגיליון אלקטרוני ואפילו לתרגם אותה לשפת האם שלך במקום. כדי לזהות שפה, השתמש בפונקציה הבאה (עם מספר התא המתאים במקום A1):

=DETECTLANGUAGE(A1)

אתה יכול גם להזין במילה במקום מספר תא, אם אתה רוצה:

=DETECTLANGUAGE('queso')

7 משמעות רוחנית

Google תיתן לך קוד בן שתי אותיות שיגיד לך את השפה שבה השתמשת. כדי לתרגם, בינתיים, השתמש בפקודה הבאה - עם מילה או מספר תא משלך במקום A1 והקוד לכל שפה שתרצה לתרגם אליה (אם זה משהו אחר מלבד אנגלית, כפי שיפורט להלן):

=GOOGLETRANSLATE(A1,'auto','en')

זה רק מראה לך: בדומה לשפת האהבה, גם שפת הגיליונות האלקטרוניים היא אוניברסלית.

[הערת העורך: הסיפור הזה עודכן והורחב במאי 2021.]

למידע נוסף על Google ברמה הבאה, עיין ב- ניוזלטר של Android Intelligence .