6 שלבים לשליחה יעילה יותר

DIY לא צריך להיות ה- MO של המנכ'ל.

6 שלבים לשליחה יעילה יותר

האצלה היא דרך מצוינת להבטיח שיעשו יותר משימות בפחות זמן, והיא גם בונה יכולת צוות. לרוע המזל, הרבה מנהלים אינם מקדישים מספיק תשומת לב לתהליך המשלחת, וכך אינם מצליחים לקצור את היתרונות. האם אתה נציג מצליח?



ישנם שישה שלבים להצלחת משימות בהצלחה. הבעיה היא שרוב המנהלים עושים רק אחד או שניים מהם, ואז, כאשר משימה לא מסתיימת לשביעות רצונם, מתלוננים שהעובדים שלהם לא מספיק טובים כדי לבצע את העבודה.

כמאמן, ראיתי עשרות מנהלים מחברות רבות שעושות את זה. קבלת תוצאות יוצאות מן הכלל באמצעות האצלת דרישות לפי נוסחה. רק ברגע שנוסחה זו משתלטת, הוגן להעריך האם באמת יש לך את האנשים הנכונים לתפקיד. החדשות הטובות הן שהעובדים הם הבעיה לעתים רחוקות. למנהל הרבה יותר קל והרבה פחות ללמוד גישה חדשה מאשר להחליף צוות.



להלן ששת השלבים שעליך לבצע בעת האצלת:

אינך יכול לגעת בפטיש מק זה



1. התכוננו

העובדים אינם יכולים לספק תוצאות איכותיות אם המשימה המוטלת עליהם אינה מחושבת במלואה, או אם הציפיות ממשיכות להשתנות. קח את הזמן ופתח את המשמעת כדי למפות בדיוק את מה שאתה מבקש. גרם של מניעה שווה קילו של תרופה.

2. הקצה



לאחר שהקדשת מזמנך למפות בדיוק את מה שאתה מחפש, עליך להעביר את המידע הזה לעובדים שלך. הקפד לכלול מידע ברור על תזמון, תקציב והקשר, והגדר ציפיות לתקשורת ועדכונים, כולל תדירות, תוכן ופורמט.

3. אשר את ההבנה

מספרי מלאך 777

אחת הטעויות הנפוצות ביותר בהעברת האצלה היא ההנחה שהעובדים מבינים מה אתה רוצה, במקום לוודא שהם עושים זאת. אישור ההבנה לוקח כ- 60 שניות בלבד, אך הוא הגורם החשוב ביותר להצלחה או לכישלון.



הדרך הטובה ביותר לאשר את ההבנה היא לבקש מהעובדים שלך לפרסם את הבקשה או המטלה במילים שלהם. אם לא נוח לך לעשות זאת (מנהלים רבים מרגישים - לעתים קרובות נכון - שזה גורם להם להישמע כמו גננת), עליך לכל הפחות לשאול שאלות כדי לוודא שהעובדים מבינים את כל ההיבטים של הנדרש.

4. אשר את ההתחייבות

זהו חלק נוסף בתהליך המשלחת שרוב המנהלים מדלגים עליו. לעתים קרובות הם פשוט מניחים שהעובדים קיבלו את המשימות שקיבלו. החלק החשוב ביותר במרוץ ממסר הוא מסירת שרביט לרץ הבא. רצים מבלים זמן עצום בלימוד מיומנות זו. זה לא צריך להיות שונה במקום העבודה. התחייבות פירושה לוודא שהעברת את השרביט בהצלחה.

ודא שהעובדים מחויבים לתוצאות הצפויות ולתהליך שנקבע (כולל לוח הזמנים, התקציב והכלים), וכי המטרות הכוללות שלהם למשימה תואמות את שלך. וודא שהם מודעים לתוצאות כלשהן (לחברה ולעצמן) שעלולות להיגרם אם לא יצליחו להשיג את התוצאות הרצויות.

5. הימנע מהאצלה הפוכה

תמונות סורק גוף מלא משדה התעופה

מנהלים רבים עובדים מאוד מדי. לפעמים, הסיבה לכך היא שהעובדים שלהם יותר טובים בהאצלה ממה שהם: מנהלים בדרך כלל מסיימים משימות שהאצילו לאחרים, כי משימות אלה איכשהו מסתיימות בצלחתן. אני קורא לזה נציגות הפוכה.

לעיתים רחוקות, אם בכלל, יש צורך במנהל שיחזיר לעצמו משימה שהאציל למישהו אחר. (אם הדבר נחוץ, סביר להניח שזה לא הושקע מספיק זמן בשלב ההכנה, ושזמן, משאבים או אילוצים אחרים הובילו לבעיות שלא צפיתם.)

למה אני לא יכול להתעורר מוקדם

אם עובד מגיע למבוי סתום, התייחס אליו כאל הזדמנות למידה. לאמן את העובד באמצעותו, וודא שיש ברשותו את המשאבים והידע הדרוש להשלמת המשימה. כך, אתה עדיין תהיה חופשי להתמקד בדברים אחרים, והעובד יהיה מצויד טוב יותר לבצע משימות דומות בעתיד. בשורה התחתונה? אל תיקח משימות בחזרה.

6. להבטיח אחריות

תקשורת דו כיוונית היא חלק מרכזי בהאצלת. לגלות במועד ההשלמה שאספקה ​​לא הושלמה או שבוצעה בצורה לא מספקת היא תרחיש הסיוט של האצלה. לכן עליך לוודא שהעובדים שלך אחראים למשימה.

אחריות היא המפתח לתהליך המשלחת: המשמעות היא שהעובדים מתקשרים איתך באופן קבוע על סטטוס המשלוח ותזמון המסירה, כך שלא יהיו הפתעות בשעה האחת עשרה.
תהליך המשלחת הופך למהיר וזורם יותר ככל שאתה עושה את זה יותר. לאחר שתשתלט על זה, זה יהפוך לחלק מה- DNA הניהולי שלך, ותקצור באופן עקבי תוצאות יוצאות דופן.

–מישל רנדל היא מאמנת ויועצת ניהול. במהלך העשור האחרון, לקוחותיה כללו מנהלים של Fortune 500 ויזמים מתפרצים יחד עם הצוותים שלהם. מחברם של מספר ספרים, החדש של מישל: חיים שווים חיים: מדריך מעשי לאפקטיביות מנהלית קיצונית יוצא בהמשך החודש. עקוב אחריה @enrichingleader או להירשם לניוזלטר שלה, תוצאות בלתי פוסקות .

[ תמונה: משתמש Flickr לו האדי ]