6 דרכים להימנע מלהישמע חסר רגישות בדוא'ל במהלך משבר COVID-19

יותר מתמיד יש צורך לוודא שלתקשורת הכתובה שלנו יש נימה חמה ואמיתית.

6 דרכים להימנע מלהישמע חסר רגישות בדוא

אפילו בזמנים הטובים ביותר, מיילים עסקיים ותקשורת כתובה אחרת יכולים להיראות בלתי אישיים. באופן לא מודע, אנו נוהגים לאמץ טון רשמי יותר בכתיבה בהשוואה לכשאנו מדברים פנים אל פנים.



עם הקורונה בפתח, אלה כמעט לא התקופות הטובות ביותר. יותר מתמיד יש צורך לוודא שלתקשורת הכתובה שלנו יש נימה חמה ואכפתית. זו משימה לא פשוטה. כל כך קל בהתכתבויות העסקיות שלך לרשום הערות שווא ולהראות כלא כנות, או אפילו לא אכפתיות.

הפגנת חמימות דורשת רגישות יתרה. להלן שש דרכים לוודא שהתכתובת העסקית שלך מגיעה לסימן הנכון:

1. תן איחולים טובים

מכיוון שכמעט כל מי שאתה כותב אליו מושפע בדרך כלשהי מנגיף הקורונה, חשוב להביע איחולים. אתה יכול לעשות זאת על ידי פתיחת הדוא'ל שלך במשהו פשוט כמו, אני מקווה שטוב לך ולמשפחתך.



תוכל גם להציע איחולים טובים בגוף הדוא'ל שלך. אם החברה שלך סיפקה מתנה כלשהי ללקוח, למשל וובינר בחינם או השתלמות מקוונת, אולי תגיד, אנו מקווים שהמחווה הקטנה הזו תומכת בך במהלך הזמן הזה. משאלות טובות יכולות להיות גם דרך מצוינת לסגור את הדוא'ל שלך. ביטוי אחד או שניים של חמימות בדוא'ל שלך ייצור קשר אישי חזק.

2. לגזום ביטויי מניות

מכיוון שהבעת חום בהתכתבויות עסקיות היא מאתגרת, אנו עשויים להסתמך לעתים קרובות מדי על משפטים שנשמעים מעוותים או לא כנים. כדי להימנע מכך, יש לנתק יחסי אנוש, ביטויי מניות והבטחות קלות.

אני מקבל מיילים רבים מחברות יחסי ציבור שהיו רוצים שאראיין עבורם את לקוחותיהם חברה מהירה מאמרים. חלק מהבקשות הללו מתחילות בעובדה קרה וקשה. לדוגמה, בשורה הראשונה נכתב: מחקר מראה שכוח עבודה וירטואלי דורש כוח חזק יותר כישורי מנהיגות מתמיד. פתיחה כזו לא נותנת לי השראה לקרוא הלאה. אותו דבר לגבי פתחים כמו שזה הגיע לידיעתי, או שאני כותב כי. . .



הימנע מביטויים דוברי עסקים כמו אנו מעריכים את הלקוחות שלנו או מביטויים מנוצלים מדי כמו כולנו ביחד, נעבור את זה או שתחכה, ימים טובים יותר מגיעים. הם ממחישים רק את חוסר היכולת שלך להביע רגשות אמיתיים.

3. הביעו הכרת תודה

דרך שלישית להראות שאכפת לך היא להכניס הכרת תודה להתכתבות שלך. אם לקוח ותיק מעכב את התשלום או מבקש הבנה לגבי חוזה, זכור ששמירה על מערכת יחסים חזקה היא המפתח. לפני שתכנס למשא ומתן כלשהו, ​​הביע תמיכה בנאמנות שהפגינו לאורך השנים.

אפילו הצהרות פשוטות של הכרת תודה, כמו שאני מעריך שחזרת אלי, חשובות להראות שאכפת לך.

4. הדגישו את החיובי



אמירות שליליות לעולם אינן רעיון טוב בתקשורת עסקית, וזה נכון שבעתיים בזמנים שבהם אתה רוצה להיות אופטימי. אם אתה מבקש עבודה, אל תכתוב אני לא בטוח שאתה מעסיק עכשיו, אבל חשבתי לכתוב בכל זאת.

גזום ממילות הפרוזה שלך שגורמות לך להישמע חלש או לא בטוח, למשל: 'אני מפחד, אני לא יכול, או שאני לא בטוח, או שאני לא יודע. הישאר על דשא חיובי. זה יעלה את רוחו של האדם שאליו אתה כותב.

אבל בהיותך חיובי, היה רגיש למציאות שאנו מתמודדים איתה. לספר לעמית סוף שבוע נפלא! או ליהנות ממחסה במקום, זה עשוי להישמע מיושן. אפילו ביטוי כמו יום שני שמח! יכול לגרר.

5. דריכה קלה אם אינך מכיר את הנמען

אם אתה כותב למכיר עסקי, אולי תגיד לה, אני יודע עד כמה יכולה להיות מאתגרת לעבוד בבית מלא ילדים. או שאולי אתה אומר, אני מתרשם מהחוצפה שאתה מציג במצב זה.

אבל אם אתה לא באמת מכיר את האדם, ביטויים כאלה יכולים להישמע לא כנים. מתחיל אלי מייל חדש ממישהו שלא הכרתי: אנו יודעים שגם לך אכפת מהבטיחות הפסיכולוגית. אחד מזר קובע: חושב עליך ותוהה מה שלומך. סופרת נוספת שאיתה לא הייתה לי מערכת יחסים איתה סיימה את המייל שלה בחיבוק אוויר.

ביטויי האמפתיה הללו יוצאים מן הכלל מכיוון שהם כתובים לרשימת מקבלים ולכן הם נתפסים ככנים. אם אתה מתכוון לגלות אמפתיה, ודא שהיא מיועדת למי שאתה מכיר ודואג לך.

6. אל תטיף

היזהר מהגזמה בדברים במאמץ לחלוק חוכמה ורצון טוב. אם היית אומר למישהו שקצת המום, אתה לא בן אדם רע בשביל להרגיש מותח, זה עלול להתרחש כהטפה. אותו הדבר יהיה נכון אם תאמר לעובד ממורמר, החוויה הזו תחזק אותך.

כדור נשף חי ניו יורק 2019

הלב שלך עשוי להיות במקום הנכון, אך אין לנו את הזכות להיות הבורר על רגשותיו של אדם אחר. תקשיב להם, כן, אבל אל תגיד להם איך הם צריכים להרגיש.