כיצד ניתן להשיב על השאלה הישנה: יכול להיות שפגישה זו הייתה מייל?

כולנו השתתפנו בפגישות שאפשר היה לדלג עליהן לגמרי. לפני שתזמן אחד נוסף, עשה לכולנו טובה ושקול את ארבעת הגורמים הללו.

כיצד ניתן להשיב על השאלה הישנה: יכול להיות שפגישה זו הייתה מייל?

כולנו השתתפנו בפגישות-וירטואליות ואישיות-ותהינו לעצמנו, מדוע אני כאן? ב מחקר שנערך לאחרונה על ידי SurveyMonkey , 32% מהנשאלים מצאו את עצמם חושבים שפגישה יכולה להיות מייל. עם זאת, הפגישות נמשכות, והעובדים נמאס מהם, אומר בריאן קרופ, ראש המחקר בפרקטיקה של משאבי אנוש גרטנר.



המחקר [שלנו] מראה כי עובדים היברידיים שראו עלייה בכמות הזמן שהושקע בפגישות אחד על אחד עם עמיתיהם בסיכון גבוה פי 1.37 לחוש סחוט רגשי מעבודתם, הוא אומר. באופן מדאיג יותר, 40% מהעובדים ההיברידיים או המרוחקים מדווחים על עלייה באורך יום העבודה שלהם ב -12 החודשים האחרונים. יותר מפגשים, בתורם, יוצרים יותר עייפות עובדים.

משמעות מלאך 1144

לפני שאתה יוצר את ההזמנה היומית הזו, שאל את עצמך אם פגישה היא הדרך היחידה שבה ניתן לשתף את המידע. אלה ארבע נסיבות שבהן פגישה עשויה להיות הטובה ביותר:



1. נקיטת פעולה

אין צורך לבצע עדכוני סטטוס ו- FYI בפגישות. אם אינך בטוח, דארן מרף, ראש השלט של פלטפורמת DevOps הפתוחה GitLab, מציע להיכנס לחשיבה אסינכרונית על ידי שאלת עצמך: כיצד אוכל להעביר את המסר הזה, להציג את העבודה או להעביר את הפרויקט הזה קדימה כרגע אם אף אחד אחר בצוות שלי או בחברה שלי היו ערים?



זה מסיר את הפיתוי לעשות קיצורי דרך, או לקרוא לפגישה פשוט לאסוף קלט. אחרי הכל, כל פגישה צריכה להיות סקירה של הצעה קונקרטית וקוראת רק כאשר היא תוביל לתוצאה יעילה יותר ממה שאפשר באופן אסינכרוני, הוא אומר.

במקום זאת, יש לשמור פגישות ליצירת פעולות מתוך הצעה. הארגונים היעילים ביותר מכירים בכך שיש לנתק את הקונצנזוס וקבלת ההחלטות, אומר מרף. ניתן להשיג את הקודם במידה רבה באופן אסינכרוני, וכך לחסוך זמן פגישה סינכרוני יקר לסיום החלטות לאחר שבעלי עניין מרכזיים ייקחו תשובות בכתב.

מכיוון שצריך לתעד את תוצאות הפגישה, העברתן לצורת תקשורת כתובה חוסכת זמן. זה גם מאפשר לחברי הצוות להיות שווים, כאשר כל אחד מחברי הצוות תורם באותו גודל בגודל, אומר מרף.

2. הגברת היעילות



קייט כריסטי, מנכ'לית יועצי ניהול זמן, Time Stylers, אומרת שניתן לחלק את הפגישות לשלוש קטגוריות: למידע, לדיון ולהחלטות. יש להחליף מידע במייל. אבל דיונים והחלטות יכולים להיות יעילים יותר כמפגשים.

יש הבדל בין להיות פרודוקטיבי לבין להיות יעיל, היא אומרת. בעיקרו של דבר, הפרודוקטיביות עושה יותר עם אותו הדבר, כמו לייצר יותר מוצרים עם אותו מספר אנשים. היעילות היא לעשות את אותו הדבר עם פחות, לייצר אותן תוצאות עם [פחות] צעדים.

חברות רוצות שהאנשים שלהן יהיו פרודוקטיביים והתהליכים והמערכות שלהם יהיו יעילים.



מבחינת יעילות, פגישות לדיון בנושא מאתגר או קבלת החלטה הן השקעה טובה של זמן, אומרת כריסטי. ניצול טוב יותר של הזמן של הצוות להכניס אותם לחדר יחד למשך 30 דקות לדיון בנושא או קבלת החלטה, מאשר לשלוח מיילים מרובים המחפשים קלט, לקרוא את כל הקלט, לסנתז את הקלט, ואז מגיעים להחלטה שצריכה להפיץ אותה.

פגישות קבלת החלטות תלויות גם ביישור בתוך הצוות, מוסיף כמאל ג'נרדן, מנכ'ל Microsoft 365 Insights.

אם יש צורך בהגדרת רמות, כוונו לקריאה מוקדמת והשתמשו בפגישה כדי להתחיל בקריאה מוקדמת זו, היא אומרת. אם כולם מיושרים, שקול להמשיך באמצעות דוא'ל או צוותים במקום זאת. אם עדיין יש צורך בפגישה, נסה סנכרון של 20 עד 25 דקות, שיכול לסייע בהפחתת עייפות.

3. סיעור מוחות של רעיונות חדשים

פגישות יכולות להיות יעילות גם ליצירת רעיונות, אומר מאט ברנס, מוביל מערכת האקולוגיות בהפעלה בפלטפורמת הפרודוקטיביות monday.com. סיעור מוחות יכול להיות פרודוקטיבי במיוחד במתכונת פגישות מכיוון שהוא מספק הזדמנות נמוכה לשיתוף רעיונות חדשים, מאפשר למשתתפים לחזור על תרומות זה של זה בזמן אמת ולעזור לצוותים להבין טוב יותר כיצד חבריהם חושבים ועובדים, הוא אומר.

כדי להפיק את המרב מזמנם של כולם, ברנס מציע לקבוע את הבמה. היו מכוונים ותקשורתיים מדי בעת קביעת פגישה כדי לוודא שכולם מגיעים לאותו דף, עם ההקשר הדרוש, ומותאמים למטרות, הוא אומר.

4. טיפול בנושאים רגישים

נושאים טעונים רגשית מטופלים בצורה הטובה ביותר פנים אל פנים, אומר ג'נרדן. מחקרים מראים כי אינטראקציות פנים אל פנים, גם אם וירטואליות, יכולות לסייע בהפחתת תקשורת שגויה מאחר ורגשות מובנים בקלות רבה יותר באמצעות תקשורת קולית, היא אומרת.

קרופ מסכים ומוסיף כי שיחות וידאו הן הטובות ביותר לנושאים שצריכים להיות להם מקום לניואנסים, טון ושפת גוף. אלה כוללים דיונים או שיחות רגישות שבהן הטון עלול להתפרש בצורה לא נכונה כאשר הוא מובא בצורה כתובה, כגון שיחות ניהול ביצועים וחונכות או שיחות אימון, הוא אומר.

מצב לילה בפייסבוק? ?

פגישה או מייל?

לפני שאתה שולח הזמנה ללוח שנה, קח בחשבון שפגישות הן כפליים של המשתתפים בהן, אומר ברנס. אם בפגישה גרועה של שש דקות יש 10 משתתפים, זו שעה של פרודוקטיביות מבוזבזת, הוא אומר. עכשיו דמיינו פגישה גרועה של 30 דקות עם שלושה אנשים או יותר.

פגישות הן בקשות לזמן של מישהו, לכן העריכו היטב את העלות או התועלת שלה, אומר ג'נרדן. להיות עסקי יכול לעזור לך לקחת פחות זמן; עם זאת, זה יכול גם לגרום לתשישות ועומס יתר, היא אומרת. היו אנושיים ועודדו אחרים לעשות את אותו הדבר.

התנגד לדחף לברירת המחדל לפגישה, אומר ג'נרדן: תזכיר לעצמך את כל הדברים שנפתרו כאשר היו לך אותם ריצות מזדמנים בעבודה ונסה לשחזר אותם-בין אם אתה אישי או לא. לפעמים הדרך המהירה ביותר להגיע לפתרון היא פשוט להרים טלפון או לחפש פיזית עמית אם אתה מבלה יותר זמן במשרד פיזי.

כאשר נעשה נכון, פגישות יכולות לגרום לצוותים חזקים יותר. ללא קשר לתעשייה שלך, בנייה ושמירה על קשרים חיוביים עם עמיתיך וצוותיך מסייעת בשיפור זרימת התקשורת הכוללת, אומר ברנס. פגישה מנוהלת היטב יכולה לטפח קרבה אורגנית ולעזור לבנות קשרים בתוך צוותים.