כיצד להחליט אם לשלוח מייל, לשלוח הודעה, להתקשר או לדבר באופן אישי

זה אולי נראה פשוט, אבל הרבה אנשים עושים את הבחירה הלא נכונה.

כיצד להחליט אם לשלוח מייל, לשלוח הודעה, להתקשר או לדבר באופן אישי

הודות לטכנולוגיה, יש לנו שפע של אפשרויות לתקשורת במשרד ומחוצה לו. אבל כאן טמון האתגר. שלח מייל למישהו כאשר היית צריך להתקשר ואתה עלול לבזבז זמן על הלוך ושוב, או שהם עלולים לא להבין את הטון שלך. שלח הודעה לבוס החדש שלך כאשר היית צריך לשלוח מייל, ואתה עלול לסכן אותה לחשוב שאתה לא מקצועי.



להלן כמה מהערוצים הנפוצים ביותר לתקשורת, ודרכי השימוש בהם - ולא התעללות בהם - בעבודה. אין ספק שחלק מהחוקים האלה הם אינטואיטיביים למדי, אך ככל שהנורמות במקום העבודה משתנות, מעט רענון מעולם לא הזיק.

1. פנים אל פנים

עדיף לדבר פנים אל פנים עם מישהו. כל שיטת תקשורת אחרת היא רק הדמיה של תקשורת בין אדם לאדם, אומר ג'ון רובינסון, נשיא חברת Lunar, חברת תוכנה ושירותים המתמקדת במכירות ושיווק. במידת האפשר, חפש את הסיטואציות האחד על אחד.



כיצד להציג על לינקדין

פגישות קבוצתיות נהדרות, אך מכיוון שהן פומביות יותר, הן לא בהכרח זמן טוב לפנות לבוס שלך, או לכל אחד אחר, לקבלת החלטה. במקום זאת נסה פגישה אחת על אחת, שיחה מהירה בחדר הקפה או הליכה לחניה (בהנחה שהאדם השני לא ממהר). או להעיף את הראש במשרד הבוס שלך ולומר, יש לך דקה? היופי בחילופים המהירים האלה הוא שאתה יכול לקבל תשובה שמניעה אותך קדימה עם פרויקט או החלטה.



כדי להפיק את המרב ממפגשים מאולתרים יותר, היכונו! דע בדיוק מה המסר שלך ומה אתה רוצה מהחילופין הזה. יכול להיות שיש לך רק 30 שניות, אז קבל את זה נכון.

2. אימייל

שליחת מיילים היא פרוטוקול סטנדרטי, אך גם כאן תרצה לחדד את כישוריך.

מה יקרה למשחקי פלאש

היופי בדוא'ל הוא בכך שאתה יכול להעביר את מחשבותיך באופן מלא בנושא חשוב. אתה יכול לעשות כל דבר, החל מהצעת רעיון לבוס שלך, להודות למישהו על אירוח אירוע, להזמין מישהו להפוך ללקוח.



האתגר של מיילים הוא שאתה צריך לבנות אותם בצורה ברורה ומשכנעת - או שאף אחד לא יטרח לקרוא אותם. אתה יכול גם לחמם את הודעות הדוא'ל שלך כך שישמעו רגוע וידידותי יותר. בתור התחלה, השתמש בשפת שיחה אמיתית. אל תגיד על מנת מתי תוכל לומר. אל תגיד עם זאת כאשר אתה יכול להגיד אבל. פרק משפטים ארוכים יותר למשפטים קצרים יותר. בקיצור, כתוב את צורת הדיבור שלך.

3. טקסט

הודעות טקסט בעבודה הופכות יותר ויותר פופולריות, אך דורשות מגע מיומן במיוחד.

במקרה הטוב, זו דרך קלה וידידותית ליצור קשר, בין אם אתה מודיע לעמית שאתה אוהב את השיחה שניהלת במהלך ארוחת הצהריים, או אומר לבוס שלך שאתה תקוע בפקק ותאחר 10 דקות לפגישה פְּגִישָׁה. אלה להיטים מהירים שגורמים לך להיראות אחראי.



מסיבות אלה, הודעות טקסט הופכות מקובלות יותר במגוון מצבים עסקיים. חברת רובינסון פרסמה זה עתה לימוד שמראה שאתה יכול לעסוק בהצלחה בלקוחות באמצעות הודעות טקסט. כשנשאל, האם אתה מאשר איש מכירות שאיתו יש לך מערכת יחסים המתקשרת באמצעות טקסט? 69% מהנשאלים אמרו שכן. כשנשאל מהו הערוץ הקל ביותר עבורך להגיב? 53% מהמשיבים אמרו טקסט, בעוד שרק 41% אמרו מייל.

ברור שהצרכנים מצפים - ואפילו מעדיפים - טקסטים של אנשי מכירות ועסקים בכלל. בסקר המשרד שלו, רובינסון אומר שלקוחות פוטנציאליים שמקבלים הודעות טקסט יש סיכוי גבוה פי שניים להפוך מלהוביל להפיכתם ללקוח.

אבל יש גם הרבה חסרונות בהודעות טקסט. ב אחרונה וול סטריט ג'ורנל מאמר , הסופר ט-פינג חן מספר את הסיפור הטרגי על עובד שהתכוון לשלוח הודעה לאהוב אותך לאשתו אך שלח הודעה בטעות לבוס שלו. למד מהטעות שלו: בדוק שוב למי אתה שולח הודעות טקסט, וודא גם לקרוא אותו בהגהה. טעות הקלדה תמיד תשקף אותך בצורה גרועה.

ודא שכאשר אתה שולח טקסט, הנמען ירגיש בנוח עם זה, אומר רובינסון. אם עושים זאת בצורה לא נכונה, הודעת טקסט יכולה להוביל לתחושות של חדירה.

4. טלפון ודואר קולי

שיחות טלפון יכולות להיות יעילות, בהתאם למצב. אם יש לך מערכת יחסים קרובה, אתה יכול להתקשר לתא של מישהו, ואולי תעלה אותה על הקו. אבל אם אתה לא מכיר את האדם הזה היטב, אל תתקשר למספר הטלפון האישי של מישהו. לדוגמה, אם אתה מתראיין לעבודה, סביר שלא תרשים אם תתקשר לטלפון של סמנכ'ל.

כיצד לשנות את תצוגת Gmail

בנוסף, קו עבודה צריך להיות המוצא האחרון שלך לתקשורת. רוב הסיכויים שאף אחד לא ירים (כי מי מרים יותר טלפונים עסקיים?).

השארת הודעה קולית היא גם לא יעילה. כמה אנשים באמת יגללו בין ההודעות שלהם ויענו? אם אתה באמת רוצה ליצור קשר עם מישהו, נסה אפשרות אחרת.