הדרך החכמה לאלף את הדוא'ל שלך בשנת 2021: חבק קצת כאוס

הגיע הזמן לזרוק את הרגלי הדוא'ל הישנים שלך - במיוחד אלה שכוללים הרבה עבודה תמורת תשלום מינימלי.

הדרך החכמה לאלף את הדוא

אני מבלה יותר זמן במחשבה על דוא'ל מאשר כל אדם שפוי למדי. מהגדרות מתקדמות של Gmail ועד טכניקות אימון מורכבות בכרטיסיות, ניסיתי כמעט הכל תחת השמש (ולאחר מכן כמה) כדי לשמור על שליחת תיבת הדואר הנכנס שלי.



כעת, כאשר מתקרבת עוד שנה חדשה, אני נוקט אסטרטגיה שנראית כמעט באופן אבסורדי בניגוד לים התיקיות, התוויות ומערכות ארגון דוא'ל אחרות שלפנינו. הכלים האלה, שהבנתי, גורמים לרוב יותר נזק מתועלת. ובגלל זה החלטתי לנהל את הדוא'ל שלי בעיקר על ידי התעלמות מהן - ולא לעשות כלום.

בסדר - כך ששום דבר לא יכול להטעות מעט. אני עדיין אענה על מיילים, לפי הצורך (ורק עם מורת רוח קלה), ואני ארכיב הודעות בזמן שאני מתמודד איתן. אבל מבחינת ההתמשכות בפועל אִרגוּן , לא אקדיש זמן או אנרגיה משמעותיים לסימון הודעות האימייל שלי בצורה מסוימת או להגשתן באופן ספציפי.



במילים אחרות, אני מחבק תיבת דואר נכנס לא מאורגנת במכוון בשם יעילות הדוא'ל. וככל שזה נראה לכאורה על פני השטח, יש טענה סבירה שאולי זו רק אסטרטגיה הגיונית להצלחה - גם אתה תהיה חכם לאמץ.



הרשה לי להסביר.

הטעות בארגון הדוא'ל

במשך שנים, ההיגיון המקובל בדוא'ל היה שככל שתארגן את זה כך יהיה לך טוב יותר. גוגל את הביטוי כיצד לארגן דוא'ל , ותמצא דפים על גבי דפי תוצאות המורים לך להמציא מסגרת ארגונית דוא'ל מן המניין-דבר הכולל מערכת מוגדרת בקפידה של תיקיות או תוויות ופרק זמן מסוים המוקדש מדי יום לסימון קפדני, לארגן ולהתעסק בהודעות הנכנסות שלך.

ללקוחות דואר שונים יש מנגנונים שונים לניהול הישג כזה, אך הרעיון הבסיסי הוא בדרך כלל זהה: תלוי בך לארגן את הודעות הדוא'ל שלך תוך כדי תנועה, פן תמצא את עצמך עם עמוס ו (מתנשף!) לא מאורגן תיבת הדואר הנכנס.



עם זאת, הנה הדבר: כאשר אתה צריך לחזור ולמצוא הודעת דואר אלקטרוני בהמשך הדרך, רוב הסיכויים הם שאתה לא ממש מסתמך על אף אחת מצורות הארגון המיושמות בקפידה. אתה כנראה לא הולך לחפור בתיקיות או תוויות ולסרוק דפים על גבי דפי הודעות כדי לאתר את המידע הדרוש לך. ואם כן, אתה מבזבז את זמנך - מכיוון שהשיטה הפשוטה, המהירה והיעילה בהרבה למצוא הודעות בתיבת הדואר הנכנס היא חיפוש.

כל העניין של Gmail-הסיבה שהוא נוצר מלכתחילה-היה לשמש כמנוע חיפוש דמוי גוגל לדוא'ל שלך.

זה לא תמיד היה כך, כמובן. עוד בראשית הדוא'ל, חיפוש בתיבת הדואר הנכנס היה פשוט כּוֹאֵב ניסיון. במיוחד אם היה לך צבר לא מבוטל של הודעות ישנות - שנשמרו כמעט בוודאות באופן מקומי במחשב שלך בשלב זה - היית מקליד משהו בתיבת החיפוש של לקוח הדואר שלך ואז התכונן לחכות הרבה זמן עד שהתוכנית תחפור מה שהיית צריך (אם בכלל היה צריך). אז, הגשת הודעות עם מערכת ארגונית מחושבת בקפידה לא הייתה רק חוסכת זמן; זה היה הכרח.



אך מאז שג'ימייל הגיע והפך את חיפוש הדוא'ל למשימה כמעט מיידית, מערכות מסוג זה תקועות בעיקר כשרידים ונוחות יצור ברמה מדור קודם. כל העניין של Gmail - הסיבה לכך נוצר מלכתחילה -היה אמור לשמש דמוי גוגל מנוע החיפוש של הדוא'ל שלך ותקל למצוא כל מה שאתה צריך מבלי לבזבז זמן. יריבי Gmail הציגו חיפוש משלהם בגוגל כדי להישאר תחרותיים.

Gmail הושק במכוון ללא מערכת מסורתית לתיקיות תיקיות, למעשה מכיוון שהאדריכלים שלו ראו בשיטת הארכיון והחיפוש שהיא עודדה כדרך מעולה בהרבה לנהל הודעות-ומכיוון שציפו שהתיקיות יהיו מיותרות ומיותרות בתוך הסידור הזה. בסופו של דבר Google הפכה את התוויות ליותר בולטות ודמויי תיקיות במצגת שלהן רק כיוון שכך מסמך מחקר Google 2010 מסביר זאת, משתמשים נטשו את Gmail מכיוון שחסרה להם התיקיות המוכרות.

אך מחקרים מדעיים בפועל מצביעים על כך שהאסטרטגיה המקורית של Gmail לארכיון ולחיפוש הייתה מפתיעה. קבוצה של חוקרי IBM התבוננו בהרגלי הדוא'ל של 345 אנשים למחקר שנערך בשנת 2011, ובחן כיצד הם מצאו הודעות ישנות בתיבות הדואר הנכנס שלהם - והאם השקיעו זמן כלשהו בהגשה וארגון מוקפד אכן השתלם. מסקנתם: אנשים שיוצרים תיקיות מורכבות אכן מסתמכים על אלה לצורך אחזור, אך התנהגויות הכנה אלו אינן יעילות ואינן משפרות את הצלחת האחזור.

החוקרים גילו כי ההסתמכות על תיקיות לארגון דוא'ל הן מבזבזות זמן בהתחלה, בהתחשב במאמץ הידני הנדרש כדי להמשיך להגיש כל הודעת דוא'ל, ובסופו של דבר היא פחות יעילה מאשר חיפוש בכל הנוגע לאחזור דוא'ל מאוחר יותר.

זו מסקנה די מובהקת - וזו שתואמת את החוויות האנקדוטיות שלי. אבל מבחינה מעשית, זה לא בהכרח אומר שאתה צריך לנטוש את כל שיטות ארגון תיבת הדואר הנכנס. זה רק אומר שאתה צריך להיות מהורהר בבואך למצוא את הזכות סוגים של מערכות המשפרות את הארגון שלך מבלי לבזבז את זמנך.

אמצע אמצעי לארגון תיבת הדואר הנכנס

עם כל הידע החנון הזה בחשבון, הנה כלל כללי טוב שיש לקחת בחשבון: אם שיטת ארגון תיבת הדואר הנכנס מקלה עליך לעבד או למצוא מאוחר יותר את הודעות האימייל שלך מבלי לדרוש מאמץ מתמשך מצידך, אז כדאי לעשות זאת. אם זה נותן לך יותר עבודה ללא שום רווח מוחשי, אז עדיף לוותר.

המפתח, שמצאתי, הוא התמקדות במערכות ארגון שהן אוטומטיות במידה רבה - דברים שאתה מגדיר פעם ואז מעצים את העבודה בשבילך במקום לדרוש ממך לבצע את העבודה בעצמך. לדוגמה, יש לי סוגים מסוימים של מסרים בעלי עדיפות גבוהה במיוחד וחשוב לטפל בהם בזמן. אני משתמש במסנן Gmail כדי להציב באופן אוטומטי תווית VIP מיוחדת וכוכב על כל הודעה כזו שמגיעה אליה. זה גורם להודעות הדוא'ל האלה להתבלט באופן ויזואלי בתיבת הדואר הנכנס שלי, כך שהם ימשכו את תשומת ליבי, וזה גם גורם להם להודיע ​​לי הן על הטלפון שלי והן על המחשב שלי באופן שרוב הדוא'ל הרגיל לא עושה זאת, הודות לתצורה ערמומית. .

דוגמה נוספת היא הדרך שבה אני מטפל בתגובות להודעת קבלת הפנים שנשלחת למנויים חדשים של הניוזלטר שלי . אני תמיד קורא ומגיב להודעות האימייל האלה, אבל אני מנסה לטפל בהן בכמויות גדולות, בכמה שעות ספציפיות ביום, כדי להיות יעיל יותר. אז השתמשתי בפריצה מכוונת נוספת של Gmail כדי לאתר ולזהות הודעות אלה באופן אוטומטי ולהעביר אותן לכרטיסייה החברתית בתיבת הדואר הנכנס שלי, שאותה תכננתי לארח את ההודעות הספציפיות האלה ותו לא. כתוצאה מכך, הודעות דוא'ל אלה תמיד נאגרות יחד במקום יעיל שבו קל למצוא אותן אך אינן מתערבבות בפריטים הדוחקים יותר בכרטיסיית הדואר הנכנס הראשי שלי.

המפתח בשתי המערכות הללו הוא ששיטות הארגון שלהן משרתות מטרה מסוימת ושאינן יוצרות עבורי עבודה עמוסה ומתמשכת. על בסיס יומיומי, כל מה שאני בדרך כלל עושה הוא להגיב על מה שצריך, לאחסן את מה שסיים, ולנמנם מדי פעם משהו אם אין לי זמן להתמודד עם זה מיד או אם זה לא יהיה רלוונטי עד מאוחר יותר .

וכשאני צריך למצוא הודעת דואר אלקטרוני שארכיתי, לא משנה במה מדובר או מתי נשלחה, אני פשוט משתמש במערכת החיפוש של Gmail כדי לאתר אותו ולהגביר אותו. (מפעילי החיפוש בעמוד זה , במיוחד מ: , ל: , ו נושא: , כדאי להפנים ולהשתמש בהם.)

אתה בהחלט יכול לאפשר לעצמך קצת מקום לטלטל להבין איזה שילוב של כלים ומערכות עובד הכי טוב בשבילך. אבל אם אתה מבלה את זמנך בתיק וארגון הודעות דוא'ל ולאחר מכן מצוד אחריהם במקום רק לחפש, תחילת השנה החדשה היא זמן טוב לחזור אחורה ולהעריך מחדש את האסטרטגיה שלך.

לפעמים, פחות הוא יותר - וכאשר מדובר בדוא'ל, ספציפית, תיבת דואר נכנס לא מאורגנת במכוון עשויה להיות המערכת הארגונית היעילה מכולם.

לעוד טיפים לפריון ברמה הבאה, עיינו ב- ניוזלטר של Android Intelligence .