מדוע עדיף להיות יעיל ולא פרודוקטיבי

בימים אלה נראה שכולם מנסים להשיג פרודוקטיביות אופטימלית. אבל זה יכול להיות האמצעי הלא נכון לשאוף אליו.

מדוע עדיף להיות יעיל ולא פרודוקטיבי

אני לא כאן כדי להעלות טיעון סמנטי, באמת. אבל יש הבדל בין להיות פרודוקטיבי לבין להיות יעיל, ויעילות מנצחת בכל פעם.



פרודוקטיביות מודדת כמה אתה עושה או מייצר במסגרת זמן נתונה. יעילות, לעומת זאת, היא להיות פרודוקטיביים בפחות מאמץ. אז אם עניתם על 50 כרטיסי תמיכה נוספים השבוע מכיוון שעבדתם עליהם מהר ככל האפשר, הייתם פרודוקטיביים יותר. אבל אם ענית לעוד 50 כרטיסים כי השתמשת ב- אפליקציית הרחבת טקסט כדי לענות על שאלות נפוצות, היית יותר פרודוקטיבי ויעיל יותר.

אז כדי להיות יותר פרודוקטיביים באופן שלא ישרוף אותך בטווח הארוך, עליך להבין כיצד להיות יעיל יותר.



המסע שלי לעבר יעילות רבה יותר

לפני מספר חודשים כתבתי פוסט בטוויטר והתלוננתי על המחקרים המתפרסמים מדי פעם באמירה של דברים כמו בלוגרים משקיעים בממוצע שלוש שעות בכתיבת פוסט בבלוג. כמי שכמעט תמיד מבלה שני ימי עבודה מלאים בכתיבת יצירה אחת, הנתון הזה נראה לי מגוחך.



כמה אנשים השיבו והסכימו. אבל אדם אחד השיב ואמר שלעולם לא לוקח לה יותר מיום לכתוב פוסט בבלוג בן 3,000 מילים. זה גרם לי לחשוב: האם אפשר לצמצם את משך הזמן שלוקח לי לעשות את אותו הדבר?

כדי לברר, שברתי את כל המשימות שאני מבצע בעת כתיבת מאמר:

  • עולה עם רעיונות
  • חוקרים את הנושאים האלה
  • ביצוע מחקר SEO
  • כותב את הפוסט
  • צילום מסך ומציאת תמונות
  • עריכת הטיוטה
  • הזנת הטיוטה הסופית ל- CMS

לאחר שהייתה לי רשימה, המטרה שלי הייתה להבין מה אני יכול לחתוך. התשובה: כלום. כלומר, מבחינה טכנית, אני יכול לדלג על מחקר SEO או להשאיר את העריכה לעורכים שלי. אבל ביטול משימות אלה גם יפחית באופן מאסיבי את איכות העבודה שהפקתי.



שאלתי את עצמי: אם האיכות גרועה יותר, האם אני באמת פרודוקטיבי יותר? אני לא חושב שכן. אני חושב שאני פשוט גרוע יותר בעבודה שלי.

אם באמת אמצא דרך לכתוב מהר יותר, אצטרך לנקוט בגישה אחרת. הייתי צריך לחפור לעומק כל אחת מהמשימות האלה כדי למצוא דרכים להפחית את הפסולת - כדי להיות יעיל יותר.

כדי להתייעל, שאל את השאלות הנכונות

בתפקיד שלו אוטומציה היא חשיבה, לא רק כלי , דיוויד זיסנר טוען שכאשר לחברות יש יותר עבודה ממה שהן מסוגלות לעשות, הן נוטות לשאול את השאלה מי יעשה את העבודה הזו? אבל מה שהם צריכים לשאול במקום זאת הוא כיצד תתבצע העבודה הזו?



אני חושב שזה תקף גם לאנשים פרטיים. אז תוך כדי ביצוע המשימות האלה, התחלתי לשאול את עצמי:

  • איך זה אמור להתבצע?
  • האם זו הדרך הטובה ביותר לעשות זאת?
  • האם יש דרך יעילה יותר לעשות זאת?
  • האם עלי לעשות זאת?

אחת המשימות שלי בלטה בשאלות אלה. בתהליך הוספת פוסט ל- CMS של לקוח, הייתי צריך לערוך כל קישור יוצא כדי להגדיר אותו להיפתח בכרטיסייה חדשה. לפעמים התאמתי ידנית 150 קישורים שונים בוורדפרס, הדורשים שלושה קליקים לכל קישור. לאחר שזיהיתי את זה, התחלתי לבצע חיפוש והחלפה של הכל ב- Google Docs כדי להוסיף אוטומטית את ה- HTML שנפתח בחלון חדש לכל קישור.

שישה קליקים מול 450. שלושים שניות עבודה במקום 30 דקות עבודה.

יעילות מושגת.

עם הניצחון הזה מאחוריי, התחלתי להסתכל על פעילויות קטנות אחרות שאוכל לזרז - דברים אחרים שכאשר שאלתי את עצמי על דרך טובה יותר לעשות זאת, התשובה שלי הייתה: חייב להיות.

אולי אוכל להשתמש בתוסף כמו תכונות תמונה Pro להפוך את קבצי התמונה שלי אוטומטית לטקסט חלופי לכל תמונה. או אולי יש תוסף או תכונה שמרכזת אוטומטית את כל התמונות בפוסטים בבלוג. אין, אגב - לפחות לא שיכולתי למצוא.

גם אם משהו חוסך לך רק חמש דקות ביום, זה עדיין יותר ממאה דקות שנחסכות בחודש - ויותר מ -1,000 דקות בשנה. חמש דקות נוספות ביום בשבילי פירושו שאני יכול לכתוב עוד פוסט אחד בבלוג מדי שנה-וזה שיפור היעילות ממשימה אחת שחוסכת חמש דקות. אם אני יכול למצוא עוד 12 משימות שחוסכות לי חמש דקות כל אחת, זה עוד פוסט שאני יכול לכתוב בכל חודש.

כמובן שגם אתה יכול לקבל ניצחונות גדולים. האם עליך לבצע את המשימה הזו שלוקחת לך שמונה שעות בשבוע, או שעליך להפוך אותה לאוטומטית, להאציל אותה או פשוט להפסיק לבצע אותה לטובת משהו אחר שיביא אותך למטרה שלך בפחות מאמץ?

יעילות משיכות רחבות

היעילות, כמובן, אינה נוגעת רק לביצוע משימות ספציפיות. כמו כן, עליך לשקול כיצד אופן הפעולה הכללי שלך משפיע על היעילות שלך.

ואתה יכול אפילו להגדיל את היעילות שלך על ידי להתמהמה בכוונה . לפעמים, כשאני מנסה לכתוב - אבל כל מילה שאני מעלה על הנייר מרגישה כמו מאמץ מונומנטלי - אני אסתלק מהשולחן שלי ואעשה משהו אחר לזמן מה. בהכרח, ברגע שאני לא מנסה לכתוב, אחשוב על עשרות דברים שעלי לכתוב עליהם. יותר תפוקה, פחות מאמץ.

כשזה מגיע לזה, עדיף לעשות פחות ולהשיג יותר מאשר לעשות יותר ולהשיג פחות.

שיפור הפרודוקטיביות שלך פירושו פשוט למצוא דרכים לעשות יותר. שיפור היעילות פירושו מציאת דרכים לעשות יותר על ידי הפחתת המאמץ הנדרש להשלמת משימות. שניהם מגדילים את התפוקה שלך, אך בעוד שאחד מוביל לעתים קרובות לעבודה קשה יותר, השני מתמקד בעבודה חכמה יותר.

שים לב לכל משימה שאתה מבצע במהלך היום - לא משנה כמה היא קטנה - ושאל את עצמך: כיצד עליך לבצע זאת?


זֶה מאמר הופיע במקור ב- זאפייר והוא נדפס מחדש באישור.